Tento príbeh nebude len ďalším zoznamom projektových nástrojov, v ktorom bude o každom napísané to, čo si viete prečítať aj na ich webstránkach. Začína sa ešte v časoch pred existenciou Marketingeru a vyvoláva vo mne jednu spomienku, ktorá ma naučila, že nikdy nevieš toľko, aby si o tom nemohol vedieť ešte viac. Ale o tom až na záver.

Len pre úplnosť. Článok je určený pre všetky tímy, ktoré používajú viac ako jeden nástroj na task management, alebo pre všetkých tím lídrov a projektových manažérov (aktuálne u nás otvorená pozícia), ktorí stratili nervy s projektovým manažmentom a hľadajú nejakú inšpiráciu. 

Najprv zjedzte žabu

Prvá a najťažšia úloha je nájsť systém plánovania práce, aký vyhovuje vášmu tímu. Nové firmy poväčšine fungujú v systematickom chaose, no časom zistia, že plánovanie je jedna z najdôležitejších častí projektového manažmentu. 

Nemyslím si, že by pomohlo, keby som tu rozoberal všetky metodológie projektového manažmentu alebo plánovania. Najjednoduchšie na predstavu bude, keď vám rovno poviem krátky príbeh o tom, ako sa stvoril systém plánovania u nás a prečo to bolo najlepšie, čo nás vtedy postretlo.

Predstavte si organizovaný chaos. Dvadsať ľudí sa snažilo mať v hlave každú jednu maličkosť, a keď niekto potreboval vedieť, v akom stave je jeho projekt, musel obehať celý dom aspoň trikrát, kým všetkých našiel. Zázrakom to nejako fungovalo. Stres level 9000.

Zrazu prišlo jedno pekné ráno a na meetingu, kde sme riešili, že by bolo fajn zjednotiť príchody celého tímu do práce, vznikol nápad dávať si každý deň v týždni ráno meeting k jednej z oblastí našej firmy. Hoci sme ich mali viac ako pracovných dní v týždni, nejako sme to vymysleli. A vtedy sa to celé začalo, ani sme o tom nevedeli.

Každý týždeň sme začali riešiť čiastkové problémy a postupnými krokmi sme sa dopracovali do niečoho, čo sa nazýva agilný projektový manažment. O tomto systéme si viete prečítať na internete naozaj množstvo informácií, no zaujímavosťou je, že sme s týmto systémom začali fungovať bez toho, aby sme vôbec tušili, že sme agile positive. Dokonca, naše plánovanie od začiatku funguje na týždňových šprintoch, čo má tiež unikátne pomenovanie – scrum.

Neviem, či by sa tento systém v našom tíme ujal tak jednoducho aj v prípade, keby sme mali dopredu stanovené pravidlá. Náš tím totiž funguje trošku punkovo a sme hrdí na to, keď ideme vlastnou cestou, ktorú si sami vydobijeme. No popravde, ak aktuálne potrebujete nejaký systém do tímu, agilný projektový manažment je naozaj pecka a odporúčam si o ňom načítať viac. 

V skratke o agile

Agilný prístup v projektovom manažmente vznikol v 90. rokoch a jeho cieľom je flexibilne reagovať na meniace sa požiadavky a neustálu spätnú väzbu od koncových zákazníkov. Ide o opak fixného plánovania a veľkého množstva dokumentácie. Je to v podstate neustály proces plánovania, tvorby a vyhodnocovania. Je vhodný najmä pri dynamických projektoch a vyžaduje si neustálu komunikáciu v rámci tímu a s klientmi.

Na tento Agile Manifest som natrafil nedávno a v podstate sa s tým stotožňuje aj náš systém práce. Rozhodol som sa ho preto využiť na pochopiteľnejšie pokračovanie tohto článku.

• Funkčný softvér je viac než vyčerpávajúca dokumentácia.
• Ľudia a komunikácia sú viac než procesy a nástroje.
• Spolupráca so zákazníkom je viac než dojednávanie zmluvy.
• Radšej reagovať na zmenu, než sa držať plánu.

Funkčný softvér je viac než vyčerpávajúca dokumentácia

Bežne sa vo firmách používa viacero komunikačných kanálov, ako sú e-mail, Facebook Messenger, WhatsApp, Slack, SMS-ky, telefonáty a tak ďalej. Už len keď si to takto dáme dokopy, každému je jasné, že nič iné ako komunikačný šum, zmätok, chaos, stres a nervy to nikomu neprináša. Teda ak nemáte jedno miesto, kde všetky informácie z týchto kanálov združujete. Ak ste si teraz uvedomili, že zažívate spomínané príznaky a také miesto by sa vám šiklo, odporúčam to začať riešiť čím skôr.

Z pohľadu projektového manažmentu, pri práci na jednoduchšom projekte existujú povedzme štyri základné typy funkcií: 

• klient
• zadávateľ úlohy (account/sales manager)
• vykonávateľ úlohy
• kontrolór vykonávateľa (project manager)

Každý jeden potrebuje mať prehľad o projekte. Napríklad account manager potrebuje vedieť, či všetko ide podľa nastaveného plánu. Sales manager zas ocení informáciu, či dodržiavame rozsah budgetu, a klient ocení všetko dokopy v čo najjednoduchšej forme.

Je v poriadku, ak robíte na jednom projekte, na ktorom robia 3 – 4 ľudia, a vystačíte si aj s jednou tabuľkou. No čo v prípade, ak máte na starosti viac projektov a zapojených ľudí do projektu je ešte viac?

Vtedy je dobré siahnuť po project management nástroji, ktorý vám urobí poriadky. Lenže keby to bolo také jednoduché. Zlý výber nástroja vám, bohužiaľ, môže ešte viac zhoršiť efektivitu. A do väčšieho hovna predsa padať nikto nechce.

Začnem teda zľahka a dáme si pár nástrojov, ktoré na nás vyskočia v Googli hneď po zadaní slov ako project management tool, s ktorými sa môžete stretnúť v menších až stredných firmách, kde je snahou zefektívňovať procesy a komunikáciu v tíme: 

• Asana
• Trello
• Wrike
• Jira
• Teamwork
• Monday
• Airtable
• Todoist
• Basecamp
• Google sheets
• Office 365
• a ostatné nástroje, ktoré rapídne rýchlo pribúdajú.

Všetky vyššie spomínané nástroje majú v podstate podobné funkcie. Tak ako si vybrať ten, ktorý je pre váš tím ten najlepší? Treba skúšať.

Moj prvý tip je – neberte hneď prvý, ktorý sa vám zapáči. Vyskúšajte každý, ktorý vám príde pod ruku, a vložte si doň reálne projekty, úlohy, prípadne otestujte aj support a to, ako fungujú notifikácie pri komunikácii či ostatné funkcionality.

Trpezlivosť sa pri tomto dosť vypláca, pretože ak začnete nejaký nástroj používať, nie je úplne jednoduché prejsť na ďalší. Predovšetkým nestrácajte nervy a nerozmýšľajte hneď po druhom nástroji nad tým, že si naprogramujete vlastný – strata času a financií. Teda pokiaľ nie ste korporácia s niekoľkými stovkami ľudí a procesy máte zvládnuté na jednotku.

Aktuálne je už toľko nástrojov na webe, že je naozaj len veľmi malá šanca, že vám žiadny z nich nebude vyhovovať. Ak dokonca potrebujete nejaké úpravy, napíšte na support a možno budete mať šťastie ako my a budú sa vám venovať. 

Môj druhý tip je – všímajte si detaily. Po niekoľkých zlých výberoch projektového nástroja som pri pozorovaní nášho tímu zistil, čo všetci používajú, keď si chcú veci zjednodušiť a zefektívniť. U nás to boli tabuľky. A práve vďaka tomu som získal predstavu o tom, ako by mal vyzerať náš projektový nástroj.

Po chvíli googlenia som našiel ďalšiu stopu – interaktívne tabuľky. Ani si neviete predstaviť, ako som sa potešil, keď som našiel nástroj Monday, ktorý slúži na tabuľkový projektový management. Tento nástroj používame aj teraz a dokonale vyhovuje našej práci. Nahradil nám všetky tabuľky, ale aj offline kanban tabule, čo bol pre náš tím veľký progres. Odrazu sme mali všetko na jednom mieste.

Agílny prístup je síce všade prezentovaný najmä pre developerské tímy, ale nám sa napríklad podarilo implementovať tento systém pre všetky naše interné tímy. Vrelo odporúčam skúsiť aj pre iné typy biznisu, ako je ten náš. 

Ľudia a komunikácia sú viac než procesy a nástroje

Zaujímavosťou je, že po nejakom čase používania Monday sa nám začalo diať, že nástroj fungoval tak dobre, až sme napokon preniesli všetku komunikáciu tam. Ľudia v tíme však začali byť pri práci až príliš zahĺbení v nástroji a v dôsledku toho prestali spolu dostatočne komunikovať o projektoch ústne. Pozor na to. Niečo také môže znížiť efektivitu dokončenia mikrotaskov, ale aj negatívne ovplyvniť náladu tímu, ochotu byť vo firme, pracovat dlhšie, kvalitnejšie, efektívnejšie a mať možnosť si vážiť ludí okolo seba. Verbálna komunikácia je v tíme veľmi dôležitá.

Práve na boj proti takémuto správaniu sa v agilnom svete vznikli pravidelné stretnutia nazývané ako:

týždenné šprinty

Raz týždenne sa stretne celý tím spolu s projektovými manažérmi a plánujú správne poradie úloh podľa priorít pre celý tím. Menšie debatky o daných úlohách sú vítané. Všetko sa zapisuje do nástroja a podľa toho sa riadi tím nasledujúci týždeň.

denné stand-upy

Každé ráno sa všetky tímy stretnú a spravia si 10- až 15-minútové zhrnutie, čo majú v pláne za tento deň, prípadne čo sa im podarilo včera a či potrebujú s niečím pomôcť. Na tomto meetingu nie je vyslovene potrebný projektový manažér, pretože tieto 4- až 5-členné tímy sú väčšinou samoorganizované. Tieto denné meetingy dokážu vyriešiť množstvo otázok, ktoré by medzi sebou ľudia v tíme pravdepodobne riešili online.

retrospektívy

Retrospektívne meetingy sú veľmi dôležité a najlepšie je, ak sa dejú pravidelne aspoň každý mesiac. Prinášajú pre celý tím možnosť vyjadriť sa k aktuálnemu systému práce. Flexibilné vylepšovanie spôsobu zadeľovania úloh, poradia a komunikácie v tíme dlhodobo udržiava napredovanie celého tímu, aby bol spokojnejší a efektívnejší.

Teraz si poviete, že toľko stretnutí je čistá smrť. Ako to už chodí, časové zladenie tímu a príchody načas sú večným bojom. Práve preto sú sebareflexia a disciplína veľmi dôležitými vlastnosťami tímu. Začatie týchto meetingov v rovnakom čase dobre vplýva na morálku tímu. Niektoré tímy dokonca bojujú proti oneskoreným príchodom menšími trestami, ktoré vedia spríjemniť ďalší meeting celému tímu. Môže ísť napríklad o raňajky od opozdlica.

Práve neskoré príchody boli u nás niekedy veľkým problémom, ale rok čo rok sa to lepší. Svoje by o tom vedel rozprávať hlavne náš time management guru Vladko. Ten to do nás hučí už nejaký rok.

Spolupráca so zákazníkom je viac než dojednávanie zmluvy

Zapojenie klienta do projektu je v našom odvetví skôr výhodou. Umožňuje mu to spoznať aktuálny stav vývoja projektu a zároveň ovplyvniť ďalšie smerovanie vývoja, kým nie je neskoro. Takýto prístup predchádza situáciám, že sa robí navyše, čo vo veľkej miere ovplyvňuje timeline celého projektu.

V Monday je dokonca jedna super funkcia – broadcast. V jednoduchosti povedané, bez prihlásenia do systému má klient link s jednoduchou tabuľkou, v ktorej nájde aktuálny stav každej úlohy alebo časti projektu, vďaka čomu je stále v obraze. Ak niečo mešká, vie okamžite zareagovať. Ak sa zmení timeline u nás v systéme, zmení sa aj na tomto linku. Klient je teda instantne o všetkom informovaný.

Radšej reagovať na zmenu, než sa držať plánu

Odkedy celý tím rozmýšľa na týždňovej báze, projekty sú naplánované tak, aby sa tasky plnili v pravidelnom rytme. Flexibilné reagovanie na zmeny, keď sa nejaká časť z projektu stíha rýchlejšie alebo pomalšie, je veľmi dôležité tak pre klienta, ako aj pre celý produkčný tím, hlavne z hľadiska plánovania ďalších aktivít.

Vďaka tomu sa nemôže stať, že bude mesiac ticho, a keď klient začne vyžadovať aktivitu, bude sa makať ako o život. Tento prístup má veľmi pozitívny vplyv na cashflow, ale aj na zníženie stresu na oboch strán.

Zmena prístupu asap vs. alap

Môj posledný tip pre všetkých, ktorí radi používajú skratku ASAP (as soon as possible) v úvodnej prioritizácii aktivít pri dlhodobých projektoch. Nebudem vás tu prehovárať, aby ste ju prestali používať, ale skúsim vás podnietiť k tomu, aby ste vsunuli do vášho spôsobu uvažovania pri plánovaní aj skratku ALAP (as late as possible).

V agilnom svete je to častý výraz a dopomáha sa vyvarovať rozoberaniu detailov skôr, ako to je naozaj potrebné. Zabitý čas a financie viete využiť z hľadiska cashflow oveľa efektívnejšie, ako rozoberať každú úlohu dopodrobna už na začiatku plánovania projektu.

Spomienka na záver

Hoci si myslím, že ste na to zabudli, prezradím vám ešte v úvode avizovanú spomienku. Keď sme začínali riešiť Marketinger, pracoval som na troch frontoch. Pôsobil som v jednej digitálnej agentúre ako projektový manažér, robil som freelance front-end developera a rozbiehal som Marketinger aktivity. Aby toho nebolo málo, mal som posledný rok školy a musel som myslieť na dokončenie diplomovky, štátnice a iné študentské “problémy”. 

Koncom štúdia prišla posledná prednáška na jednom predmete, ktorý už ani neviem, ako sa volal, a v rámci neho som mal prezentáciu, ktorá sa venovala práve projektovým nástrojom. Už vtedy som si myslel, že o tom niečo viem. Ak si dobre spomínam, v ten deň som mal asi “samovražednú” náladu.

Po štyroch meetingoch a žiadnom jedle som sa teda vybral porozprávať pred tabuľu niečo zaujímavé. No a vyvrcholením mojej prezentácie bolo, že ma uprostred nej trošku vystrelo na zem. Doteraz si pamätám, ako ma fackali na zemi.

Ktovie, možno keby som mal už vtedy lepšie zmáknutý projektový manažment, k niečomu takému by nikdy neprišlo. Vtedy sme používali Wrike. To nechceš.